Arbeidsmiljø: Hva fungerer best av cellekontor og åpent landskap?
Av Stein Tore Nybrodahl ©.

Jeg har to ganger i min arbeidskarriere vært med på å flytte bedriften fra et arbeidsmiljø preget av cellekontorer til åpent landskap. Først da Telenor samlet hele sin virksomhet på Fornebu i 2001 og dernest da Q-Free flyttet til nye lokaler i 2012. Under begge disse flytteprosessene var jeg fra HR-siden grundig involvert med tanke på arbeidsmiljø, involvering og motivasjon for en slik flytteprosess. I ettertid kan man lære av hva som gikk riktig og galt, og her er noen av mine tanker og erfaringer med disse to arbeidsformene:

- Involvering er alfa og omega: Ikke gjør et forsøk på å endre arbeidsmiljøet til ansatte uten at de får grundig informasjon og en mulighet til å påvirke. Da er en slik prosess dømt til å mislykkes. Samtidig er det også umulig at alle skal bli hørt og få sin individuelle mening i gjennom. Mye riktig kan gjøres ved involering av personalorganisasjoner, AMU/BU-utvalg og gode informasjonsmøter. Ofte handler det litt om å ta og gi fra både arbeidsgiver og arbeidstaker. Eksempelvis vil arbeidsgiver kunne presse frem et åpent landskap for alle ansatte med styringsretten i hånd, men kan ha mye å vinne på å sette opp noen skillevegger, lage noen mindre kontormiljøer osv. Ingen tjener på å trumfe en løsning i gjennom.

- Mennesker er forskjellige, noe som krever ulikt arbeidsmiljø: La oss ta utgangspunkt i personlighet. En av de grunnleggende dimensjonene innenfor personlighetsteorien er ekstroverte (utadvendte) kontro intraverte (inadvendte). En utpreget ekstrovert person er sosialt anlagt, liker å være sammen med andre mennesker og henter sin energi fra andre. En introvert person liker seg best for seg selv, liker å være alene og henter sin energi fra sitt eget indre. Det sier seg selv at en ekstrovert person trives langt bedre i åpent landskap enn en introvert. Så vil det si at alle introverte skal ha sitt eget kontor? Det hadde nok ikke blitt noen god løsning, for da ville nok svært mange ha påberopt seg denne egenskapen ved en flytteprosess. Men det går an å ta hensyn til dette når man planlegger et åpent miljø. Introverte trenger ikke å sitte midt inne i et åpent landskap. Finn en plass til dem i utkanten eller på et sted de føler de har sin egen lille sfære. Dette vil være til stor hjelp for introverte når det gjelder daglig produktivitet.

- Behov for kommunikasjon og samarbeid: Ta en gjennomgang av virksomhetens ulike enheter med tanke på daglig behov for kommunikasjon og samarbeid. Et team av software-utviklere som skriver kode har normalt ikke det helt store behovet for å kommunisere og samarbeide utover regelmessige arbeidsmøter for å planlegge oppgaver og fremdrift. Et prosjekt-team som skal levere en krevende prosjekt på en stram deadline, vil derimot ha et langt større behov for at kommunikasjon og samarbeid flyter fritt og godt. Det man ofte vinner med et åpent landskap er at alle hører den uformelle kommunikasjonen som går mellom medarbeidere og gjør det lettere for alle å være oppdatert. Enheter der medarbeiderne samarbeider mye i et faglig miljø vil ha en stor fordel av å være lokalisert sammen og kan med fordel sitte i et åpent landskap.

- Konsentrasjon og støy: Dette er ofte hovedargumentet for å sitte på cellekontor. Og det henger klart sammen med foregående punkt om personlighet (ekstroverte kontra introverte). Enkelt medarbeidere har null problemer med støy, og arbeider faktisk bedre i et hektisk arbeidsmiljø med et høyt støynivå. (Tenk på det gamle Wall Street miljøet hvor alle ropte i munnen på hverandre for å kjøpe og selge aksjer. Her var det nok noen spesielle personlighetstyper som lyktes). Andre medarbeidere har vanskelig for å konsentrere seg når lydnivået generelt blir høyt eller vilkårlige høye lyder skjærer inn i arbeidsdagen. (Et eksempel på dette kan være medarbeidere som sitter konsentrert og skriver på dokumentasjon eller programmerer i kode). Dette bør man forsøke å ta hensyn til. De som trenger å konsentrere seg mye bør settes på plasser der støyen er minst mulig. Et enkelt og billig verktøy er å kjøpe headset til den enkelte som aktivt reduserer generell støy. Andre tiltak kan være støydempende plater i tak eller vegger som demper støy eller innsyn til arbeidsplassene. Vær spesielt oppmerksom og planlegg hvor gangveiene i et kontorlandskap skal ligge. Det er ganske strevsommt å sitte rett foran hovedinngangen der ansatte går frem og tilbake hele tiden...

- Stillerom/ soner: Hvis man velger et åpent landskap er det et must at man har nok tilgjengelige stillerom/ små arbeidsrom som medarbeiderne kan benytte. I et åpent landskap kan ikke medarbeidere sitte og føre personlige samtaler eller høylytte diskusjoner. Derfor trenger åpne landskap et gitt antall stillerom eller små arbeidsrom som medarbeiderne kan bruke når de skal ta mobilsamtaler, diskutere saker eller avholde små møter. Disse rommene har typisk plass til 2 til 4 personer og bør være utstyrt med stoler, bord, whiteboard og en enkel skjerm som PC kan kobles til. Tanken er at man her smetter ut og inn etter behov, men respekterer at det åpne landskapet er en stillesone. Det kan ofte være vanskelig å si noe om forholdet mellom antall arbeidsplasser i et åpent landskap og behovet for stillerom. En tommelfingerregel vil være at desto mer samarbeid og kommunikasjon det er mellom medarbeiderne; desto større er behovet for flere stillerom.

- My private space: Som mennesker er lagd slik at vi ønsker å etablere noe som er "vårt" - min egen sone. På jobb er dette som regel en fast plass der våre ting er oppbevart, og der det gjerne henger noen biler av barna og er pyntet med noen personlige eiendeler som symboliserer oss selv. Dette er ofte den vanskeligste delen med å flytte ut i åpent landskap. Man mister sitt "personlige rom", sin egen lille private sfære, som blir erstattet med en upersonlig ny arbeidsstasjon som er lik alle andres. Generelt setter min holdning at man ikke trenger å personifisere en arbeidsplass for å være effektiv. Det å flytte ut av et cellekontor handler mye mer om at han eksponerer seg selv i langt større grad for sine omgivelser enn når man sitter på et cellekontor. Det blir ikke like enkelt å lese facebook, bruke tiden på nettaviser og lukke døra for personlige samtaler i et åpent landskap. Sånn sett vil åpne landskap automatisk bidra til å fjerne utenomarbeidslige ting og med stor sannsynlighet øke en medarbeiders daglige effektivitet. 

- Lag noen kjøreregler: Hvis man går fra cellekontor til åpne landskap bør det lages noen kjøreregler for hvordan man opptrer i åpne landskap. Eksempler på dette kan være at telefoner settes på stille/ lavt ringevolum, alle telefonsamtaler tas i stillerom, man bruker "inne-stemme" i landskapet, alle møter skal holdes på møterom og at alle er ansvarlig for å holde arbeidstasjonen sin ryddig. Det bør også etableres rutiner for hvordan kaffekopper og generelt renhold skal skje i den enkelte sone.

- Sosial sone: Etablering av en sosial sone bør være et must i enhver virksomhet som benytter åpne kontorlanskap. Her finnes typisk kaffemaskinen, frukt, snacks, noen enkle sittegrupper, aviser, oppslagstavle/ generell informasjon mm. Målsetningen er at dette er stedet folk møtes og sosialiseres. Den sosiale sonen fungerer som en buffer for uformell møtevirksomhet i det åpne landskapet, skaper et bedre arbeidsmiljø og reduserer støy i arbeidssonen. Sosial sone skal kort og godt være en trivselssone!

- Faste plasser eller rullering i åpent landskap: Flere og flere bedrifter - spesielt de av store - velger løsninger med "over-booking" av arbeidstasjoner i forhold til antall ansatte. Det vil i korthet si at man beregner at alle ansatte aldri er til stede på kontoret samtidig, og at man derfor ikke trenger å ha det samme antallet arbeidsplasser som antall ansatte. Mens jeg jobbet i Telenor på Fornebu hadde ingen faste plasser, og vi hadde en liten modul på hjul hvor vi oppbevarte alle eiendeler, og som vi oppbevarte på en nummerert lagringsplass når vi ikke var der. Når man kom på morgenen fant man en ledig plass i kontorlandskapet, gjerne en ny hver dag. Etter hvert så man nok klare tegn til at det ble faste plasser her også (mennesket er et vanedyr), men de som var mye ute av kontorlokalene rullerte mye i landskapet. Etter hvert dukket det opp en god del personlige ting på de "faste" arbeidsplassene. Folk orket ikke å rydde sammen ting hver dag når de likevel skulle sitte der neste dag. En slik rullering i åpent landskap er uhyre effektiv med henblikk på plassbesparelse og kostnader, men mange oppfatter også dette som et mindre hyggelig arbeidsmiljø. Men de supersosiale stortrives! Og de introverte finner det langt mer utfordrende...

- Arbeidsplassen og ergonomisk utforming: Ofte når man flytter fra cellekontor til åpent landskap kommer ergonomi, størrelse på arbeidspult og lys-, varme- og støyforhold på dagsorden. Dette er kun en positiv effekt sett fra mitt synspunkt. På et cellekontor vil det ofte være så som så med ergonomisk sittestilling, plassering av arbeidssted i forhold til lys/ varme mm. Her handler det ofte om å gjøre det mest mulgi hjemmekoselig med minst mulig innsyn fra andre ansatte. Når man flytter ut i åpent landskap blir det med en gang satt spørsmålstegn med alle de forannevnte faktorene knyttet til ny arbeidsstasjon. Man skal få noe bedre igjen for å forlate sin trygge hule... Fokus på ergonomi og fysisk arbeidsmiljø er udelt positivt, og noe som alle bedrifter burde gjøre med jevne mellomrom.

-Glimrende anledning til å "riste" litt i organisasjonen: Sist men ikke minst vil en overgang fra cellekontor til åpent landskap være en glimrende anledning til å "riste" litt opp i organisasjonen. Er vi optimalt organisert i dag? Sitter de gruppene som har størst behov for kommunikasjon og samarbeid sammen? Sitter medarbeiderne sammen fordi de er gamle venner eller fordi de faktisk trenger å snakke med hverandre? Sitter man spredt over flere etasjer/ steder er en slik overgang ofte en gyllen mulighet til å samles på ett plan eller i samme bygning. Ofte følger også en litt mer overordnet diskusjon om størrelser på grupper knyttet til frmetidig behov, organisasjonsendringer og noen ganger også nedbemanninger...

Styrker og svakheter knyttet til ulike måter å organisere kontorløsninger på:

Kontorløsning	Styrker	Svakheter	Bruksområde
Cellekontor	- Gir rom for "private space". Et sted som bare er ditt, din personlige sone, hvor du trives og arbeider godt. - Utpreget introverte mennesker fungerer bedre med sitt eget cellekontor. - Døra kan lukkes og rommet gjøres om til et lukket møterom for samtaler eller arbeide som krever konsentrasjon.	- Store kostnader ettersom løsningen krever mye plass ved at hver enkelt skal ha sitt seperate kontor. - Man mister en stor del av muligheten for at uformell kommunikasjon og informasjon oppfattes og deles i den daglige arbeidssituasjonen.	- Arbeidsfunksjoner som krever utpreget stillhet for konsentrasjon - Arbeidsfunksjoner der et sikkerhetsaspekter krever at kontoret låses på grunn av oppbevaring av sensitiv informasjon
Åpent landskap i avdelte enheter	- Grupper skjermes og kan arbeide uforstyrret - Informasjon, kommunikasjon og samarbeide glir lett i en mindre gruppe - Kunnskapsdeling skjer lett i gruppen - En liten gruppe vil ofte bli godt spleiset sammen som en sosial enhet. Sterk felles gruppeidentitet.	- Krever mer plass og medfører større kostnader enn åpent landskap. - Kan lukke/ stenge andre ute fra gruppen. Man kan oppleve en vi/ dem-holdning. - Begrenser informasjonsflyt utenfor gruppen - Kan på et generelt grunnlag svekke samarbeid i bedriften.	- Bedrifter som har klart definerte enheter som ikke har mye kommunikasjon og samarbeid med andre enheter. - Samarbeid i små grupper hvor gruppens medlemmer arbeider med de samme arbeidsoppgavene og med fordel kan skjermes fra andre arbeidsgrupper (eksempelvis stabsoppgaver som økonomi og IT).
Åpent landskap med faste plasser	- Lave kostnader - Effektiv arealutnytting - Informasjon og kommunikasjon flyter lett - Alt og alle blir lett synlige - Enkelt å få til samarbeid og kunnskapsdeling - Skaper nærhet til arbeidskollegaer - Vil av de aller fleste bli oppfattet som en sosial organisering	- Støyproblemer. Mange vil ha vansker for å konsentrere seg. - Problemer med konsentrasjon og utenforliggende prat kan bidra til redusert produktivitet - Vil ofte bli mislikt av introverte personer (mens mange ekstroverte vil like organiseringen) - Begrenser medarbeiderens private sfære	- Vil typisk benyttes i bedrifter der de ansatte er avhengige av hverandres eller ulike gruppers arbeid, noe som fordrer god informasjon, kommunikasjon og samarbeid. - Organiseringen medfører også at folk "ristes sammen", blir bedre kjent med hverandre og sakper som oftest et bedre arbeidsmiljø på arbeidsplassen.
Åpent landskap uten faste plasser ("over-booking")	- Har den laveste kostnaden ettersom den krever minst kvadratmeter med kontorplass av løsningene som listet opp her (effektiv arealutnytting). - Gir muligheter for variasjon i omgivelser og en variert arbeidsdag - Gjør det lett å bli kjent med andre medarbeidere og skape et åpent og sosialt arbeidsmiljø	- Skaper kaos og misnøye når det er flere medarbeidere til stede enn det er arbeidsplasser. (F.eks. på felles julelunch eller dagen det er julebord) - Manglende konsentrasjon og utenomprat kan redusere produktivteten - De som ikke er så gode på sosiale relasjoner vil finne det ubehagelig å bytte plass og arbeide sammen med "nye" kollegaer hver dag. (Trivsel og produktivitet vil reduseres). - Støy og konsentrasjonsproblemer - Kan føles utrygt og ubehagelig for den enkelte medarbeider - Kan fremme uønsket fjernearbeid (eks. hjemmekontor) - Krever mye av IT-løsningene som må være mobile og effektive	- Mobile og fleksible organisasjoner der medarbeiderne til stadighet arbeider i ulike arbeidskonstellasjoner. - Prosjektorganisasjoner er et klassisk eksempel som vil kunne fungere med en slik organisering. Man organiserer prosjekter rundt en fysisk lokasjon og medarbeidere går ut og inn av prosjektorganisasjonen ettersom de går ut og inn av prosjektet.
Hjemmekontor/ ("gjemmekontor")	- Gir stor individuell frihet til den enkelte medarbeider, spesielt med tanke på fleksibel arbeidstid. - Gir gode muligheter for mer fritid gjennom at man slipper reisetid til og fra jobb, og kan jobbe direkte fra eksempelvis hytte. - Større effektivitet på oppgaver som krever langvarig konsentrasjon. (Man får sitte og jobbe uforstyrret over lengre tid). - Veldig kostnadsbesparende som bedriften. (Man sparer utgifter til kontorplass).	- Den ansatte mister muligheten til å fysisk kommunisere direkte med andre ansatte - Den ansatte mister mye uformell kommunikasjon og informasjon som fanges opp på arbeidsplassen i løpet av en arbeidsdag. - Gjør det vanskelig for leder/ bedriften å kontrollere at medarbeideren faktisk jobber - Lett for at den ansatte tar seg friheter med å redusere arbeidsdagens lengde, tar fridager i forbindelse med høytider/ ferier - Man vil kunne få en følelse av en mindre sosial tilhørighet i egen gruppe ved utstrakt bruk av hjemmekontor, og at man ikke blir involvert i beslutninger	- Svært selvstendige arbeidsoppgaver som kan løses uten å være til stede på arbeidsplassen. - Medarbeidere som er mye ute på reise og som likevel ikke er mye til stede på arbeidsplassen. (Eksempelvis selgere) - Selskaper med stor geografisk spredning som har et lite antall medarbeidere på hver lokasjon. (Eksempel avdelingskontor med bare en ansatt).